どんな仕事でもヒューマンエラーはつきもので、書類の誤字脱字・スケジュールのダブルブッキングなどで上司から怒られてしまう方も多いのではないでしょうか。
しかし、ミスそのものではなく、ミスの先に待っている「期待」や「信頼」などを失う方が怖いのかもしれません。
【このような悩みを抱えている方におすすめの記事】
・最近ミスしてばかり…きっとみんなから嫌われるてよな…
・こんなんじゃ信頼されるはずないよな…
今回は、失敗に対する考え方のほか、ミスの防止につながる仕事術を紹介していきますので、お困りの方は参考にしてみてください。
目次
「ミス=ダメ」ではない?
人は失敗からさまざまなことを学ぶ生き物です。
「不用意な言葉でお客さんを不快にさせてしまった」「たったひとつのミスで契約解除となってしまった」など、僕もこれまでさまざまな失敗をしてきましたが、以下に挙げるような理由から、今ではどれも良い勉強だったと実感しています。
【「ミス=ダメ」ではない主な理由】
・自身の成長につながるから
・「学び」を得られるから
自身の成長につながるから
よほど不真面目な人ではないかぎり、過去にやらかしてしまった失敗を二度としないよう、万全の準備をして次の仕事に臨むのが通常です。
これに加え、より良い結果につながるであろう改善策も考えて仕事に取り組むため、ミスをする可能性は大いに減ります。
【よくやりがちなミスと対処法】
①誤字脱字
→一度書いたものを見直しする習慣をつける
②遅刻やダブルブッキング
→Googleカレンダーを活用してトラブルを防ぐ
同じミスを繰り返さないようにさまざまな工夫を凝らすため、失敗する前の自分よりも成長しているといえます。
自分の中に「経験から得た対処法」が蓄積されていくため、おのずとミスをする確率も下がっていくのです。
「新たな学び」を得られるから
「結果を出せてないから全然成長していないよ!」という声もよく聞きますが、正直なところ、結果というのはすぐに出させるのではありません。
また、結果を出すと評価や称賛、臨時収入といったわかりやすい形で自分自身に報酬が返ってきますが、そこには「新たな学び」というものは含まれていません。
【「新たな学び」の例】
・自分が苦手とする作業
・自分にとって習得が難しい科目
・自分にとって相性が悪いと思える人の特徴
僕はさまざまな失敗を経て、「一方的に説明を受け続けること」が非常に苦手だとわかりました。
これは、ADHDの特徴のひとつであるワーキングメモリの不足が原因だと認識しています。
長時間にわたる説明では何も覚えられない(最大限メモを取り覚えようとしますが、多くの場合ぐちゃぐちゃになり見返せない)ので、今は勇気を出して「すいませんが、メモを取る時間をください」と頼むようにしています。
仕事のミスでへこまなくても良い理由
「お客さんや上司からの信頼がなくなる」「周りの人に負担をかけることになる」など、多くの人は、ミスをすることによるデメリットの方に目が行きがちです。
しかし、自分の心がけひとつで今後のモチベーションを維持できるようになります。
ミスをしたときに意識してほしいことは、僕は主に以下の4つだと思っています。
【ミスをしたときに意識してほしいこと】
・ひとまず一定の収入は得られるということ
・今後の取り組み次第で新しい仕事が回ってくる可能性があるということ
・親近感を持たれる可能性があるということ
・失敗談のストックが増えるということ
ひとまず一定の収入は得られるということ
社内で何度も同じミスをしてしまうと、やはり上司からの評価は下がってしまいます。
出世も期待できませんし、昇給などの話もなくなってしまうかもしれませんが、いきなりクビになるようなことはほとんどありません。
ミスをしても簡単に収入が減らない点が、サラリーマンの大きなメリットといえます。
今後の取り組み次第で新しい仕事が回ってくる可能性があるということ
役職がつかない方であれば、会社の経営を揺るがすような大きな仕事は回ってくることはまずありません。
任せられた仕事の内容によって異なるものの、ミスの挽回は可能なことが多いです。
ミスをきちんと対処していけば信頼度が高まり、やがて重要な仕事が回ってくるようになります。
親近感を持たれる可能性があるということ
完璧な人よりも、どこか欠点を持っている人の方が魅力的に映るといわれています。
これは、人は何か欠点を持つ方、完璧な人ではない方を好きになるという習性を持っているためです。
【憧れの先輩がミスをしてしまった際に思うことの例】
・憧れている先輩でもミスをするんだな。少し親近感を持ったかも…
・近寄りがたい雰囲気だったけど、実は私と同じことで悩んでいる人なのかも…
また、人は自分と同じような人を好むという性質があります。
自分がミスばかりしていて悩んでいる際、同じようにミスをしている人を見ると、どこかほっとしてしまうのはそのためです。
「完璧な人」ではなく、「何らかの欠点がある人の方が魅力的」ということを押さえておきましょう。
失敗談のストックが増えるということ
ミスを隠す人よりも、失敗談を明るく話せる人の方が魅力的に映ります。
もし以下のような話を憧れの先輩がしていたら、僕はきっとその人をより好きになってしまうことになるでしょう。
【親近感を持たれやすい会話の例】
・昔、仕事で大失敗しちゃって、お客さんとトラブルになったんだよね
・新人のころは本当に「使えないやつ」だったから、毎日泣きながら職場に行ってたよ
「失敗談」を語れるというのは、その人が「自分の弱さと向き合った証拠」ともいえます。
本当に弱い人は、そもそも「自分の弱さ」と向き合うことができず、それを隠ししながら生きていることが多いです。
「弱いこと」と「弱み」は別物なので、自分の弱みに向き合えるという意味での強い人になりましょう。
【仕事のミス撲滅】発達障害の方ならぜひ覚えておきたい仕事術
ミスを防ぐために何度も確認作業を行い、それによって締め切りに間に合わなくなってしまうこともあるでしょう。
最後に、仕事のミス防止に役立つ仕事術について解説していきますので、仕事の効率化で悩んでいる方は参考にしてみてください。
【仕事のミス防止に役立つ仕事術】
・30分以内でやれることを把握する
・30分単位で作業する
・作業後に学んだことを一言でまとめる
・やってはいけないNG行為を書き出す
・自分が予測していた時間と比較する
30分以内でやれることを把握する
人の集中力は平均30分、長くても90分ほどといわれているため、「仕事は30分区切りで進めていく」ことをおすすめします。
そのため、まずは自分のタスクの中から「30分」でできることをノートやメモアプリなどに書き出していきましょう。
【僕が30分でできる仕事の例】
・自分にとってルーティンとなっている「A資料」の作成
・日報の作成
・経費精算の作業
・7~8通のメール処理(1件あたり2~3分程度)
作業スピードは人によって異なりますし、打ち合わせなど複数人でやるべきものだとわからないことも多いため、自分自身でコントロール可能な範囲で書くのがポイントになります。
30分単位で作業する
30分集中して5分集中する「ポモドーロテクニック」は、多くのビジネスパーソンが取り入れている仕事術といわれており、これを活用して仕事量・勉強量を数値化していくのがコツです。
もちろん作業当日の体調や外的影響なども絡んでくるので、あくまでひとつの指標として使います。
【僕が実践している「メンタルにやさしいポモドーロテクニック」の方法】
・30分でできなかったとしても強制的に5分の休憩を入れる
・予定どおり30分で完遂できたら自分へのご褒美を与える
最後に、単位時間当たりの作業量を数値化して、自分の中で測定可能な行動として認識させていきましょう。
作業後に学んだことを一言でまとめる
30分作業した後は、実際に学んだことや改善したいことを紙に書き出していきます。
【学んだこと・改善したいことの例】
・30分間集中して作業するのはとても疲れる
・15分経った後にLINEを開いて集中力が途切れてしまったため、スマホを触れないようにすることが必要かもしれない
僕は上記のような内容を紙に書くことが多いです。
紙に書いて自分の中に落とし込むことで、疲労感対策・集中力対策が必要だと強く認識できるようになるのでとても大事な作業だといえます。
やってはいけないNG行為を書き出す
続いて、作業中に「やってはいけないNG行為」も書き出していきましょう。
【やってはいけないNG行為の例】
・仕事に関係ないSNSをチェックをする
・過去に失敗したことを思い出す
作業中、もし余計なことが頭をよぎってしまった場合、それらはあえて先延ばしにしてしまいましょう。
人はやってはいけないことを先延ばしにすると、不思議とそれらの行動をやらなくなるようになります。
また、「もう少しこうすればもっと捗るんじゃない?」といったアイディアや打開策が浮かんでくるようになるので、状況に合わせて実践してみてください。
自分が予測していた時間と比較する
1日の作業が終わった後は、最初に予測していた作業時間と実際にかかった時間を比較します。
たとえば資料作成の場合、以下のようなケースが考えられます。
【比較した後にわかることの例】
・30分あれば1ページ仕上げられると思ったのに半分しか進まなかった
・途中で集中力が切れてしまったせいで、半分も終わらなかった
人は自分の能力を過信する傾向があり、おおよそ2倍くらいの誤差が生じるといわれています。
自分の能力のなさに落ち込んでしまうことも多々ありますが、大事なのは「正しい作業時間を知る」ことです。
生じた誤差を少しずつ修正していけば、計画倒れすることなく仕事も勉強も効率良く進めていけるようになりますので、困っている方は一度試してみてはいかがでしょうか。
仕事でやらかしてしまったミスは将来の財産になる
今回は、失敗に対する考え方のほか、ミスの防止に繋がる仕事に役立つ時間術をご紹介しました。
・失敗自体は大したことではない
・失敗は自分の魅力を高める要素になる
・30分にできることを予測してタスクを紙に書き出す
・タイマーを使って実際に作業を進める
・学んだことや改善策を一言でまとめて記入する
・自分が予測していた時間と比較して正しい作業時間を覚える
失敗すると周りから責められてつらくなってしまうかもしれませんが、失敗から学べることもたくさんあります。
うまく作業が進まないと焦ったとしても、そのような気持ちと向き合って淡々と作業を進めていくことがポイントになるので、もしミスのことが頭から離れず落ち込んでしまうという方は「ネガティブ思考の扱い方」を押さえておくのも有効です。
以下の記事で詳しく解説していますので、一度チェックしてみてくださいね。
また、以下の書籍も参考になりますので、もしよければこちらも読んでみてください。
今回もご覧いただきありがとうございました。
それではまた!